Задачи напоминают, что и к какому сроку нужно сделать по сделке: позвонить клиенту, подготовить КП, подать заявку. Все задачи видны в одном разделе и сгруппированы по срокам.
Как поставить задачу:
Откройте сделку.
В ленте справа откройте вкладку «Задача».
Укажите срок. Ответственным сразу стоите вы — при необходимости выберите другого сотрудника. Если в компании есть шаблоны задач, выберите шаблон — текст и срок подставятся сами.
Опишите, что нужно сделать, в поле «Что нужно сделать…».
Нажмите «Поставить».
Задачу можно поставить и с канбана: меню «⋯» на карточке → «Создать задачу».
Как выполнить задачу:
Нажмите «Добавить результат» у задачи в ленте сделки.
Опишите результат и нажмите «Выполнить».
Без результата выполнить задачу нельзя.
Как перенести срок:
Откройте задачу в разделе «Задачи» и выберите быстрый перенос: «завтра», «через неделю» или «через месяц», либо укажите свою дату.
Как удалить задачу:
Нажмите значок «Удалить задачу» у задачи в ленте сделки и подтвердите в окне «Удалить задачу?».
Как посмотреть все задачи:
Откройте «CRM» → «Задачи».
Выберите вид «Доска» или «Таблица».
На доске задачи разложены по срокам: «Просроченные задачи», «Задачи на сегодня», «Задачи на завтра», «Задачи на следующую неделю» и дальше. Кнопка «Показать ещё» открывает остальные задачи колонки. Синяя полоска слева на карточке означает, что исполнитель ещё не открывал задачу, а красная означает, что срок прошёл.
В таблице видны статус («Активна» или «Выполнена»), срок, приоритет и сделка. Приоритет можно поменять прямо в ячейке.
Чтобы найти задачу, введите текст в поле «Поиск по задачам…».
Как настроить шаблоны задач:
Откройте шестерёнку «Настройки» → «Параметры» → блок «Шаблоны задач».
Нажмите «Добавить шаблон».
Заполните «Название в списке», «Заголовок задачи», «Описание», «Приоритет» и «Срок, дней от создания».
Сохраните шаблон. Он появится в списке шаблонов при постановке задачи.
Какие поля видны в задачах, настраивается в блоке «Управление полями задач» там же.
Что важно знать:
Задачи живут в сделках. Поставить задачу можно только в сделке. Автоматически задачи ставят триггеры этапов — см. инструкцию «Доски и этапы CRM».
У задачи всегда есть ответственный. Без него задачу не поставить, а у созданной задачи ответственного можно сменить, но не убрать. Если триггер этапа ставит задачу «Ответственному по сделке», а у сделки ответственного нет, задача достанется тому, кто перевёл сделку на этап.
Письма о задачах. Чтобы получать на почту письма о новых и просроченных задачах, включите их в «Настройки» → «Уведомления» — см. инструкцию «Уведомления CRM на почту». Напоминаний до наступления срока нет — следите за колонкой «Просроченные задачи» и счётчиком рядом с разделом «Задачи».
Новая задача. Синяя полоска пропадает, когда задачу открывает её исполнитель, а если задачу открыл кто-то другой, она остаётся. Если вы поставили задачу себе, полоски не будет, а при смене исполнителя она появится снова. У выполненных задач полоски нет.
Завершение сделки. При завершении сделки система предложит закрыть и её открытые задачи.