Заказ поставщику из сделки

Что это даёт:

Позиции, зафиксированные в КП сделки, можно заказать у поставщиков, не собирая заказ вручную. Система группирует позиции по поставщикам и создаёт отдельный заказ каждому. Позиции, которые уже в заказе, повторно не предлагаются.

Кто может создавать заказы:

Все сотрудники, у которых есть доступ к CRM и заказам.

Что нужно заранее:

Зафиксируйте позиции на вкладке «КП» сделки — см. инструкцию «КП сделки: цена закупки, правки и фиксация». В заказ попадают значения на момент фиксации: количество, цена с НДС и поставщик.

Как создать заказ из сделки:

Откройте раздел «Заказы» и нажмите «Создать заказ».
В окне «Создание заказа» выберите вкладку «Из сделки».
Выберите сделку. Ниже появятся таблицы позиций — отдельная таблица на каждого поставщика: каждому поставщику создаётся отдельный заказ.
В таблицах отмечено всё. Снимите галочки с позиций, которые пока не нужно заказывать; галочка в шапке таблицы снимает или ставит все позиции поставщика. Под таблицей — сумма отмеченных позиций. Поставщик, у которого не отмечено ни одной позиции, в заказ не попадёт. Нажмите «Далее».
Проверьте email каждого поставщика. Если email известен из предложения, он подставится сам. Для ЭТМ подставляется почта для заказов из настроек ЭТМ, а если заказы ЭТМ настроены через API, email не нужен.
Выберите ответственного за заказ.
При необходимости добавьте комментарий и файлы для поставщика — до 10 МБ на файл.
Нажмите «Отправить поставщику» («Отправить поставщикам», если поставщиков несколько) — заказы создадутся и сразу уйдут поставщикам на email. Если хотите сначала проверить заказ, нажмите «Сохранить»: заказ останется черновиком, отправить его можно позже из карточки заказа кнопкой «Отправить поставщику».

Если какой-то заказ отправить не удалось — например, нет email поставщика, — он останется черновиком, а система покажет причину.

Что получит поставщик:

Поставщику придёт письмо с составом заказа и кнопкой «Перейти к заказу». По ссылке заказ открывается без регистрации и входа. Поставщик может:

Подтвердить заказ — в окне подтверждения можно оставить комментарий и приложить файлы, например счёт (до 5 файлов, до 10 МБ каждый);
Отклонить заказ — с обязательной причиной.

Ответ поставщика появится в карточке заказа в блоке «Ответ поставщика» и в ленте сделки. Ссылку для поставщика можно скопировать в карточке отправленного заказа: меню «⋯» → «Скопировать ссылку для поставщика».

Как отправить заказ в ЭТМ:

Способ задаётся в настройках ЭТМ: «Настройки CRM» → «Интеграции» → «Каталоги» → «ЭТМ (iPRO)» → «Изменить» → раздел «Заказы».

По почте. Укажите «Почту для заказов» — например, адрес вашего персонального менеджера ЭТМ. Она подставится в заказ ЭТМ, в заказе её можно поменять. Заказ уходит кнопкой «Отправить поставщику».
Через API ЭТМ. В окне создания заказа и в карточке черновика будет кнопка «Отправить в ЭТМ»: заказ сразу создаётся в iPRO, позиции передаются кодом ЭТМ из подбора. Цены в счёте ставит ЭТМ по вашему прайсу. Кнопка «Обновить статус ЭТМ» подтягивает статус из ЭТМ: когда менеджер выставит счёт, заказ станет «Подтверждён», если счёт расторгнут — «Отклонён». Методы заказа для вашего логина должен открыть персональный менеджер ЭТМ.

Где увидеть заказы по сделке:

На вкладке «КП» сделки под таблицей — блок «Заказы поставщикам»: номер, поставщик, статус и сумма. У позиций, которые уже в заказе, в таблице КП рядом с номером строки видна иконка коробки, при наведении — номер заказа. Создание и отправка заказа, а также смена его статуса в ЭТМ записываются в ленту сделки.

Что важно знать:

Без дублей. Позиция, которая уже есть в действующем заказе, в окне не показывается. Если заказ отменили или поставщик его отклонил, позиция снова станет доступна.
Заказ из запроса. Если вы создаёте заказ на вкладке «Из запроса», а позиции этого запроса уже зафиксированы в КП сделки, появится предупреждение. Оформите такой заказ «Из сделки», чтобы не заказать одно и то же дважды.
Фиксация и заказ. Пока позиция в заказе, снять с неё фиксацию в КП нельзя — сначала отмените заказ.
Цена ЭТМ. Позиции с ценой ЭТМ собираются в отдельный заказ поставщику «ЭТМ». Через API можно заказать только позиции с кодом ЭТМ из подбора: если у какой-то позиции кода нет, система подскажет, какую подобрать заново.
Отметка на карточке заказа. Синяя полоса слева на карточке в списке заказов означает, что поставщик ответил: подтвердил или отклонил заказ. Наведите на неё курсор, чтобы увидеть, что изменилось.