Инструкции

Заявки на закупку

Возможности Заявок на закупку в Istock.Link

Заявка на закупку — это публикуемая Покупателем форма представления потребности в товарах, услугах , условиях и сроках их получения. Поставщики откликаются на Заявку на закупку посредством Предложения (Коммерческого предложения) и после его согласования выполняют заказ.

В Системе Вы можете публиковать, искать заявки, подписываться на обновления о новых заявках и получать их в чате. 

Если вы хотите обсудить детали полученного отклика по опубликованной заявке на закупку — вы можете легко связаться с данным поставщиков в чате. Для этого достаточно просто начать диалог Отправив сообщение.

Все заявки. Как найти и просмотреть заявку

Для того, чтобы найти все Заявки на закупку, которые соответствуют сфере ваших интересов, как Поставщика, перейдите в раздел Закупки и воспользуйтесь фильтром заявок: выберете Категорию товара, Страну(страны), Регион(ы), Сумму обеспечения закупки и т.д. Если вас интересуют конкретные заявки воспользуйтесь строкой поиска, если вы знаете наименование покупателя или номер заявки.

Закупки

Как подписаться на обновления о новых заявках?

Перейдите в раздел Закупки, нажмите на кнопку Подписаться на обновления, выберете один или несколько критериев.

Подписаться на обновления 

После подтверждения подписки Система создаст для вас информационный канал, в котором вы сможете получать информацию обо всех новых заявках, подпадающих под выбранные вами критерии.

Канал с новыми заявками на закупку

Что означают статусы заявок на закупку и откликов на заявки?

Статусы заявок на закупку

• Черновик — Покупатель предварительно сформировал заявку и нажал Сохранить черновик.
• Идет приём откликов — Покупатель нажал кнопку Опубликовать, заявка появилась в разделе Все заявки.
• Прием откликов завершен — Покупатель принял предложение Поставщиков до наступления даты окончания заявки. Закончился срок подачи откликов, указанный в заявке. Покупатель нажал кнопку Снять с публикации, заявка исключена из раздела Все заявки, но осталась в разделе Мои заявки.
• В архиве — Покупатель переместил заявку в архив.

Статусы откликов

• Черновик — Поставщик предварительно сформировал отклик и нажал Сохранить черновик.
• Отправлен (для Поставщика) — Поставщик нажал кнопку Отправить. Поставщик не может редактировать и удалять отклик.
• Новый (для Покупателя) — Поставщик нажал кнопку Отправить, Покупатель видит отклик в списке откликов, но не просмотрел его.
• Просмотрен — Покупатель открыл отклик после просмотра.
• Отклонен — Покупатель отказал в отклике Поставщику. Либо покупатель принял предложение от одного из Поставщиков, в этом случае всем остальным Поставщикам проставляется этот статус. 
• На доработке — Покупатель отправил отклик на доработку. Поставщик может отредактировать отклик и отправить повторно на рассмотрение. Статус снимается, когда Поставщик просмотрел отклик. Покупатель отправил отклик на доработку. 

из статуса «Выставлен счет»

• Возврат с доработки — Поставщик отредактировал отклик и отправил на повторное рассмотрение
• Уточнение деталей — Покупатель нажал кнопку Чат с поставщиком. Только для поставщика, с которым он открыл чат. Уточнение деталей отменяет статус Отклонен.
• Запрос счета — Покупатель принял предложение поставщика.
• Счет выставлен — Появляется у Покупателя в меню рядом с заявками, на вкладке Мои заявки, рядом с заявкой на которую пришел отклик и рядом с откликом. Снимается, когда Покупатель посмотрел отклик.

 Внутренние статусы для согласования отклика 

• На согласовании — Для Покупателя (сотрудник с правами на изменение раздела закупки)  — как только отклик ушел на согласование — устанавливается сразу после отправки отклика на согласование. Для поставщика — когда отклик пришел.
• На ознакомлении — Для Покупателя (сотрудник с правами на изменение раздела закупки) — при назначении отклика на согласование. Для Исполнителя — когда отклик пришел на согласование данному исполнителю. 
• Согласовано — Для Покупателя (сотрудник с правами на изменение раздела закупки) — все участники маршрута согласовали отклик. Для Исполнителя- когда исполнитель выбрал хотя бы одну позицию для согласовании/Исполнитель согласовал все позиции отклика/исполнитель ознакомился с откликом. Внутренний статус отклика для Исполнителя больше не меняется.
• Отказ в согласовании — Для Покупателя (сотрудник с правами на изменение раздела закупки) — один из участников маршрута отказал в согласовании отклика. Для Исполнителя — Исполнитель отказал в согласовании отклика. Внутренний статус отклика для Исполнителя больше не меняется

Работа с заявками компании

Как создать, отредактировать, опубликовать и удалить заявку

Заявка для Публикации — после создания заявки, заявка появится в списке всех заявок и будет доступна пользователям для откликов. 

Заявка для согласования — заявки на закупку можно предварительно согласовать с коллегами или вышестоящим руководством. Для этого используется маршрут согласования заявки, который настраивается индивидуально, согласно принятому документообороту в компании, в разделе Маршруты.

Чтобы создать заявку на закупку:

1. Перейдите в раздел: Заявки
2. Нажмите на кнопку: Создать заявку
3. Выберите тип создания заявки: “Заявка для публикации” или “Заявка для согласования”
4. Заполните обязательные поля на странице 

Создание заявки на закупку

Для того, чтобы пользователи могли точно определить вашу потребность рекомендуем максимально подробно описывать предмет заявки используя для этого дополнительные поля.

При заполнении поля Наименование изделия вы можете выбрать товар из номенклатурного справочника нашего каталога, при клике на кнопку: вы можете посмотреть карточку изделия.

После заполнения обязательных полей нажмите на кнопку:

Опубликовать — после создания заявки нажмите на кнопку Опубликовать. Заявка появится в списке всех заявок и будет доступна пользователям для откликов. 

Сохранить — заявка будет сохранена в качестве Черновика.

 

Где находятся мои заявки

В разделе Мой кабинет подраздела Заявки. В этом подразделе вы можете просматривать созданные вами заявки и управлять ими.

Где находятся отклики на мои заявки

В подразделе Отклики раздела Мой кабинет. В этом подразделе можно просматривать отклики на опубликованные вами заявки, принимать отклики, отказывать и уточнять детали в чатах.

Как связаться с Поставщиком, который прислал отклик?

Перейдите в подраздел Отклики раздела Мой кабинет. Кликните на отклик, чтобы просмотреть предложение Поставщика. Нажмите на иконку для связи с Поставщиком в чате. Система создаст отдельный чат с темой обсуждения заявки на закупку, в которому можно обсудить детали по отклику.

Как принять/отклонить/отправить на доработку  предложение Поставщика

1. В разделе Все заявки Перейдите на табу: мои заявки 
2. Кликните на отклик или нажмите на кнопку , чтобы просмотреть предложение Поставщика
3. Выполните действие: 

• Принять предложение — чтобы принять предложение Поставщика полностью 
• Отклонить — чтобы отказать Поставщику в его предложении
• Отправить на доработку — чтобы Поставщик внес изменение в отклик
• Активировать слайдер — чтобы принять отклик по части позиций. С помощью чек-боксов выберите интересующие вас позиции и нажмите на кнопку: Принять предложение

Виды позиций в таблице отклика для Покупателя:

Активные позиции — доступные для выбора позиции. По данной позиции еще не найден Поставщик. Покупатель может принять такую позицию или выбрать для отправки на доработку

Заблокированные позиции —  позиции недоступны для выбора. Покупатель принял данные позиции в других откликах или поставщик не откликался на данную позицию.

После подтверждения действия Система в зависимости от выбранного действия отправит сообщение:

• О принятии предложение выбранному Поставщику, об отказе другим Поставщикам (если были другие предложения).
• Об отказе Поставщику, предложение которого не выбрано.

Если Вы приняли предложение Поставщика Система автоматически создаст для вас с ним чат с темой обсуждения Заявки на закупку для дальнейшего обсуждения деталей сделки.

Как отслеживать активность поставщиков по заявке?

Перейдите в раздел Заявки раздела Мой кабинет. Зайдите в нужную вам Заявку на закупку. Активируйте форму Активность поставщиков в правом меню. Ознакомьтесь со статусами активности.

Статусы писем:

Отправлено — istock.link отправил письмо-уведомление поставщику


Доставлено — поставщик получил письмо-уведомление о заявке на закупку


Просмотрено — поставщик открыл  заявку на закупку

Ошибка — отправка письма завершилась ошибкой

Как запросить КП по email у поставщика, если его нет в Системе

Вы можете запросить КП по email  поставщика, даже если он не зарегистрирован в системе, для этого 

1. Перейдите на страницу просмотра заявки на закупку 
2. Рядом с номером заявки нажмите на кнопку
3. В раскрывающемся списке выберите параметр: Запросить КП по email
4. Введите emal поставщика 
5. Нажмите на кнопку: Отправить запрос

На email поставщика поступит письмо — запрос коммерческого предложения, даже если поставщика нет в Системе, он сможет оставить заполнить простую форму отклика и отправить его. 

Как создать маршрут согласования заявки/отклика

Маршрут согласования — это автоматический запуск и передача заявки/отклика по заранее настроенным шагам.

1. Перейдите в раздел Маршруты в боковом меню. Нажмите на кнопку Новый маршрут. 

2. Выберите нужную вкладку Согласование заявки на закупку или Согласование отклика

3. Начало процесса: назначьте Ответственного

4. Назначьте параллельно согласующих

5. Сохраните маршрут или выйдите из редактора.

Как согласовать заявку на закупку?

Чтобы согласовать или ознакомится с заявкой на закупку:

Перейдите на страницу Закупки

Выберите заявку на закупку в статусе: На согласовании/На ознакомлении

Перейдите в заявку на закупку

Нажмите на кнопку: Согласовать/Отказ или если вам назначен шаг ознакомление нажмите на кнопку: Ознакомлен

После согласования ознакомления с заявкой вам будет доступна история согласования заявки.

Как согласовать отклик

Чтобы согласовать или ознакомится с откликом 

1. Перейдите на страницу Мои заявки
2. Выберите заявку на закупку, которая имеет бейдж
3. Перейдите в заявку на закупку
4. Нажмите на кнопку: Согласовать/Отказ или если вам назначен шаг ознакомление нажмите на кнопку: Ознакомлен

Также вам доступна история согласования отклика.

Как откликнуться на заявку?

1. Перейдите в раздел: Закупки 
2. Откройте карточку заявки, ознакомьтесь с ее содержанием. 
3. Нажмите на кнопку: Откликнуться. 
4. Заполните форму отклика на заявку на закупку, вы можете указать аналог товара, согласно своей номенклатуры
5. Отправьте его Покупателю нажав на кнопку: Отправить. 

Вы можете заполнять и редактировать отклик на заявку до его отправки Покупателю. Чтобы сохранить отклик до отправки нажмите Сохранить черновик, он будет доступен для просмотра/редактирования/отправки в любой момент.

Как сделать экспорт/ импорт отклика в excel

1. Перейдите в раздел Заявки на закупку и
2. Выберите интересующую вас закупку. 
3. Нажмите на кнопку: Импортировать
4. Заполните шаблон отклика и загрузите его в форму импортирования
5. Нажмите на кнопку: Импортировать 

Данные отклика успешно импортированы в таблицу, при необходимости вы можете внести в нее изменения.

Где находятся мои отклики?

Перейдите в раздел Закупки. В этом подразделе вы можете просматривать созданные вами отклики и управлять ими.

Как связаться с Покупателем, который опубликовал заявку

1. Перейдите на страницу просмотра заявки на закупку
2. В общей информации по заявке нажмите на кнопку чата:
3. Система автоматически создаст чат с покупателем

Как выставить счет после принятия отклика?

1. Перейдите в подраздел Мои заявки раздела Все заявки. 
2. Внизу страницы нажмите на кнопку Прикрепить счет
3. Загрузите счет

Задачи

Возможности раздела Задачи

Раздел задачи — это инструмент для управления, учета и контроля поставленных задач. Позволяет без труда следить за всеми рабочими процессами и контролировать работу команды.

Как создать задачу?

Перейдите в раздел Задачи и нажмите на кнопку “Создать задачу”, введите: название, описание задачи, назначьте исполнителя, установите срок исполнения задачи, при необходимости прикрепите файл и добавьте тег, чтобы потом легко найти задачу и нажмите кнопку «Создать». Задача появится в разделе: Новые. После успешного завершение задачи исполнителем, задача переходит в раздел: Исполнено.

Как исполнить задачу?

Просто перемещайте задачу между статусами: В работе, и Выполнено. Если задача исполнена с нарушением срока, она будет подсвечена красным.

Компании

Возможности раздела Компании

В разделе Компании пользователь найдет информацию обо всех зарегистрированных в сервисе компаний: реквизиты, историю компании по проводимым закупкам, в том числе может добавить своих контрагентов. 

Как найти интересующую компанию. Где посмотреть список всех зарегистрированных Компаний?

Перейдите в раздел Компании, перед вами появится список всех зарегистрированных компаний в системе: 

Поиск компаний возможен по: названию Компании и/или  ИНН и/или ОГРН. 

Как создавать, редактировать, удалять группы поставщиков?

Перейдите в раздел Компании, нажмите на подраздел: Список групп. Для того, чтобы создать новую группу  +создать группу, выберете вашу компанию из списка, введите название группы.

Компания может находится в нескольких группах. Ограничений по количеству создаваемых групп нет. Чтобы удалить группу, перейдите в Список групп, нажмите кнопку “удалить” рядом с названием группы.

Категории заявок в профиле Компании

Система добавляет  категории,  указанные в заявке на закупку, в профиль компании Поставщика. Вы можете выбрать до 10 релевантных для вас категорий.

Загрузка потребностей

Предварительно нужно в headers прописать x-access-token

companyId — id компании

1. Описание данных

Need {

name: string, // обязательное поле min 1 max 500

count: number, // обязательное поле

comment: string // необязательное поле min 1 max 500

unit:Unit // обязательное поле

categoriesIds:Array // обязательное поле

links:Link[] // необязательное поле

attachments:Array // необязательное поле

eta:Date // обязательное поле min сегодняшний день полночь

}

type Unit = units | kg | liter | amount | instances | packages | m | m2 | m3

Link class=»p_code_inner» {

«id»: string,

«name»: string,

«url»: string

}

2. Эндпоинты

Создание потребности

POST api/public/companies/:companyId/needs/create

body: Need

Создание потребностей

POST api/public/companies/:companyId/needs/bulk-create

body: Need[]

Создание заявки

Метод:

POST

URL:

https://zakupki.istock.link/api/public/companies/3701/requests/create

Headers:

x-access-token

Body:

{

«number»: «123-r-22»,

«title»: «Кабельная продукция»,

«country»: «Россия»,

«region»: «Санкт-Петербург и область»,

«city»: «Санкт-Петербург»,

«products»: [

{

«name»: «МКЭКШвнг(А)-LS 8х2х1»,

«unit»: «amount»,

«count»: 100

},

{

«name»: «МКЭКШвнг(А)-LS 5х2х1»,

«unit»: «amount»,

«count»: 150

}

]

}

Код ответа:

201 Created

ПРИМЕЧАНИЯ:

1. При выполнении запроса необходимо передавать обязательный
header x-access-token:

es1behpmozwkqunbncr5zxyfjly75srakdwrbdtvq6x29nflgzozc8ysuy10k9j6b0r
uff5ptgmc58vekatxdpak9sp3b579ktnv3etu9vborlswzhk5a93d6h4ytqqr

2. Поля “title”, “country”, “region”, “city” опциональные.

3. Поле “count” в списке продуктов допускает дробные числа (в
зависимости от единиц измерения)

4. Допустимые единицы измерения:

● «kg»

● «liter»

● «amount»

● «instances»

● «packages»

● «m»

● «m2»

● «m3»