Оптимизация процессов снабжения: вызовы и стратегии
Отдел непроизводственных закупок покрывает большое количество категорий, которые включают в себя логистические услуги (транспорт и внешние склады), групповую и индивидуальную упаковку, сопутствующие материалы, инструменты, ГСМ, оборудование и т.д. Я непосредственно отвечаю за закупки компании, принимаю участие в разработке новых продуктов в части закупок. Неоспоримо, диапазон обязанностей моего подразделения обширен.
Закупки играют одну из важнейших ролей в нашей организации. Рынок сельскохозяйственной продукции не является высоко маржинальным, поэтому для нас ключевым фактором является контроль входной цены сырья и сопутствующих товаров. Мы непрерывно совершенствуем наш закупочный процесс, стремясь к новым уровням оптимизации и эффективности, что позволяет нам укреплять нашу позицию на рынке и повышать конкурентоспособность.
Одной из основных проблем является недостаточная ответственность поставщиков. Часто компании дают заверения о возможности поставки товаров в удобное для нас время, об отсутствии ограничений и обладании широким кругом поставщиков с самыми конкурентоспособными ценами и высоким качеством продукции. Однако, когда дело доходит до практической реализации, компании часто не выполняют свои обязательства или возникает много «но».
Широкая география наших предприятий (Санкт-Петербург, Мценск, Абинск, Орск, Новосибирск, Владивосток) ведет к тому, что мы не всегда способны оперативно закупать по лучшим условиям. Например, малый предприниматель, находящийся в удаленном регионе, но рядом с нашим колхозом, может предложить завышенные цены, но из-за ограниченного выбора или срочной необходимости в товаре мы вынуждены приобретать его по завышенной цене.
Предварительное планирование, централизация закупок и постоянный контроль цен помогают нам справиться с этими проблемами. Кроме того, мониторинг рынка и аккуратное расширение пула поставщиков позволяют нам избежать излишних расходов в размере 20-25%, оценочно, что происходило бы, если бы мы ограничились только постоянными поставщиками.
Наша стратегия направлена на централизацию взаимодействия с крупными компаниями на всех площадках. Например, для услуг по доставке мы чаще выбираем федеральных поставщиков, которые могут покрыть всю географию отгрузок со всех складов. Параллельно у нас есть небольшие транспортные компании, которые базируются в своем регионе, например, в Орловской области, и дают более выгодные ставки на местных отгрузках. Такая стратегия баланса и оптимального соотношения позволяет нам получить лучшую цену и обеспечить прозрачность операций. Все просто: чем больше подобных кейсов у нас будет в различных категориях, тем больше выгоды мы получим.
Для внутренних процессов у нас внедрена система предварительного согласования. Совершенствование системы документооборота также оказало значительную помощь. Вся документация согласовывается заранее, что позволяет увидеть информацию о предстоящих закупках и предварительно рассмотреть технико-экономическое обоснование всеми заинтересованными службами.
Подход к каждой группе поставщиков индивидуален в зависимости от сферы его деятельности. Например, в области поставок инструментов у нас ведется плотная работа с персональным менеджером, с которыми мы периодически анализируем отчетность по нашим заказам. Мы обсуждаем условия предоставления скидок и стремимся расширить ассортимент приобретаемой продукции, проводя переговоры о возможности предоставления скидки до уровня или ниже подтвержденных цен конкурентов. В области транспортных услуг совместно с руководством отдела логистики мы работаем над закреплением регулярных объемов и взаимных гарантий. Мы активно развиваем сотрудничество с нашими основными поставщиками совершенно с разных сторон. С кем-то это обсуждение уникальных условий сотрудничества, с кем-то работа над увеличением отсрочки платежа, обсуждение годовых планов, расширение сферы взаимодействия по другим площадкам и многое другое.
Оценка и проверка поставщиков проводится до начала сотрудничества по целому ряду критериев, таким как история в судебных инстанциях, финансовая устойчивость, наличие задолженностей, опыт на рынке, крупнейшие клиенты в их портфеле, раскрытие налоговой информации и т.д. Каждое профильное подразделение «Агро-Альянса» проводит тщательную проверку в звоне своей ответственности и по своей категории. Если сказать обобщенно — проводится очень детальный анализ компаний, с которыми планируем заключать значительные контракты.
Наша компания сфокусирована на установлении долгосрочных и тесных связей с поставщиками, что является одним из важных трендов в развитии нашего подразделения закупок. Мы стремимся оптимизировать процессы закупок через внедрение автоматизации. В настоящее время мы активно осуществляем разработку и внедрение ERP системы, в которой будет реализован специальный модуль управления закупками. Основная цель этого внедрения – обеспечить прозрачность, централизацию данных и использование инструментов для аналитики. Наши планы включают автоматизацию и внешних процессов, таких как проведение торгов на внешних площадках и управление отношениями с поставщиками.