В чем преимущества перехода работы с поставщиком из Excel в облачные сервисы?
Причины перейти к облачному решению от Istock.link
Многие организации давно привыкли к таблицам excel, так как они недорогие и удобные в работе, а основной аргумент заключается в том, что “мы привыкли к ним”. Но, как показало время, решение это не всегда успешно. Какие недостатки использования excel для применения в закупках?
- Низкая безопасность.
При использовании программного обеспечения для электронных таблиц сам документ может быть защищен паролем, но после получения доступа к данным невозможно ограничить, кто может их просматривать или редактировать. Поэтому невозможно предоставить доступ к данным в соответствии с ролью пользователя. Еще одна проблема безопасности заключается в том, что данные нельзя передавать.
- Отсутствие контроля
Отсутствие контроля со стороны сотрудников является серьезной проблемой. При использовании электронных таблиц невозможно определить, кто, когда и где обновлял данные.
- Создание дубликатных версий.
Документы excel не могут быть использованы совместно. В итоге вы получите несколько разных копий документа, но не получите основной базы. Все дело в том, что в конечном итоге вы можете пользоваться недостоверными данными.
- Отсутствие работы в команде.
Рассмотрим на примере: два сотрудника вносят изменения в один файл excel. Второй закрывает этот файл прежде первого. Спустя некоторое время второй сотрудник закрыл ранее сохраненный файл. Чьи изменения сохранились в файле? При наличии нескольких авторов управлять электронными таблицами может быть очень сложно. Каждый человек добавляет свои собственные колонки с примечаниями и расчетами, которые в конечном итоге становятся неуправляемыми. Кроме того, в электронных таблицах нет логических систем или бизнес-процессов, встроенных в них. Конечно, вы можете внедрить защиту ячеек, поиск и диапазоны, но это само по себе не дает вам контроля над данными. В то же время, любой может редактировать электронную таблицу по своему усмотрению, что приводит к ошибкам, которые практически невозможно отследить и исправить. Электронные таблицы не информируют вас о неверных данных, они просто отображают неверную информацию.
Преимущества облачного решения для управления закупками и поставщиками.
- Визуализация компетентности поставщиков.
В большинстве организаций сегодня отсутствует централизованная система закупок, что затрудняет сбор и систематизацию информации о поставщиках. Облачная платформа может помочь определить возможности поставщиков по поставке конкретных товаров и услуг, а также легко сравнить поставщиков на основе различных критериев (например, цена, риск нарушения поставок, нормативные требования).
- Упростите сбор данных о поставщиках
Облачное решение SRM позволяет создавать онлайн-анкеты для сбора информации о поставщиках, важных для вашего бизнеса. В этих анкетах можно использовать такие типы вопросов и ответов, как условные вопросы или списки с несколькими вариантами ответов, организовывать соответствующие вопросы по областям навыков и присваивать поставщикам конкретные результаты после оценки полученной информации. Эти результаты также могут использоваться для автоматической оценки поставщиков на основе созданных вами правил. Благодаря централизованному управлению всеми данными о поставщиках поиск поставщиков становится как никогда простым. Просто выберите поставщиков, которые отвечают требованиям предварительного отбора. Как только поставщик представит ответ, он может быть принят или отправлен обратно поставщику для уточнения или исправления в режиме реального времени.
- Процессы можно масштабировать, тем самым увеличивая масштабы своего бизнеса.
Специалисты по закупкам не могут обрабатывать большие объемы данных вручную. Однако благодаря использованию и автоматизации объем информации о поставщиках, которую можно обрабатывать, увеличивается в геометрической прогрессии. Это означает больше возможностей для развития бизнеса при одновременном снижении затрат, повышении качества продукции и услуг и устранении человеческого фактора. Построение эффективных процессов управления поставщиками Istock.Link помогает организациям лучше управлять процессами закупок и добиваться значительной экономии времени и средств за счет автоматизации. Используя облачное решение для управления поставщиками, организации могут сэкономить время на ручном сборе документов и заполнении информации в различных электронных таблицах и схемах.