В чем разница между RFI, RFP и RFQ?

Для начала важно уточнить, что аббревиатура RFx широко используется в сфере запросов, где x может обозначать I (Information — информация), Q (Quote — цитата) или P (Proposal — предложение).

• Запрос цен (RFQ) применяется, когда заказчик уже четко определил свои потребности и запрашивает лишь ценовые предложения.
• Запрос предложений (RFP) используется, когда у заказчика есть определенная проблема, но отсутствует четкое представление о ее решении. Заказчик обращается к поставщикам с просьбой предложить различные варианты решения проблемы, а также, возможно, предоставить оценку стоимости.
• Запрос информации (RFI) применяется для изучения рынка поставщиков и начала процесса выбора поставщика. Этот процесс завершается аттестацией продукции и инспекцией объектов.

Перед тем как приступить к работе с RFx

После проведения анализа рынка поставщиков и выявления нескольких компаний, которые могут потенциально стать вашими поставщиками, необходимо совместно сформулировать ваши требования к поставщикам и заполнить анкету для их оценки. Свяжитесь с каждой компанией и задайте детальные вопросы.

Во многих компаниях начало отношений между покупателем и поставщиком начинается с оценки поставщика. Для экономии времени покупатели рекомендуют потенциальным поставщикам зарегистрироваться и заполнить анкету на домашней странице компании-покупателя. Если у вас нет системы для работы с поставщиками (портал поставщика), наилучшим вариантом будет запустить запрос информации (RFI).

Запуск запроса на информацию (RFI)

В разы эффективнее, чем отправка открытого электронного письма нескольким поставщикам, особенно если вы используете специализированное программное обеспечение SaaS для этого процесса. Это позволяет вам создать стандартизированную анкету и отправить один и тот же запрос на информацию нескольким компаниям, что экономит ваше время. В ответ компании могут предоставить информацию о себе и о предлагаемой ими продукции.

Независимо от того, отправляете ли вы запрос на информацию через решение SaaS или по электронной почте, важно сравнить потенциальных поставщиков с квалификационными требованиями. Требования должны отражать повседневную деятельность вашей компании, так как вы ищете партнера для своей цепочки поставок.

Основываясь на квалификационных требованиях для вашего поставщика, составьте анкету, которая будет разделена на предпочтительные области деятельности с детальными вопросами в каждом блоке. При этом важно сформулировать вопросы таким образом, чтобы на них можно было ответить «да», «нет» или «частично», что облегчит последующий анализ ответов. Также можно запросить документальное подтверждение по конкретным вопросам, например, сертификаты или другие документы.

Запрос предложений или запрос цен?

Запрос цен (RFQ) — одна из наиболее распространенных операций, которую ежедневно выполняют менеджеры по закупкам или поставкам. Несмотря на его широкое применение, этот процесс можно осуществлять различными способами. Вне зависимости от выбранного подхода, запрос предложений является мощным инструментом для быстрого экономического выигрыша.

С другой стороны, запрос предложений (RFP) может и должен использоваться не только категорийными менеджерами, но и менеджерами проектов и инженерами для поиска новых и инновационных решений.

Важно осознавать, что настройка RFx и выбор правильных процессов могут стать мощным стратегическим инструментом. «Шахматная доска закупок A.T. Kearney»™ описывает множество практических методов стратегического поиска поставщиков. Сравнение с шахматной доской вполне уместно, поскольку независимо от вашей ответственности за закупки категорий или проектов, необходимо иметь стратегию взаимодействия с поставщиками. Большинство CPO понимают, насколько мощными могут быть торги и создание конкуренции между поставщиками.

Более эффективное проведение RFx с помощью систем автоматизации закупок

Все типы запросов могут быть обработаны в системе для автоматизации снабжения, что позволяет сэкономить время, которое можно использовать на другие этапы стратегического поиска поставщиков. Вместо отправки неструктурированных электронных писем гораздо эффективнее запустить запрос предложения в приложении SaaS. Это позволяет поставщику выполнять часть вашей работы, например, вводить основную идентификационную информацию.

Как покупатель, вы загружаете подтверждающие документы и создаете шаблон цен. Это значительно упрощает сравнение предложений и выбор победителя. Для повышения эффективности можно объединить два этапа и запустить RFI и RFQ вместе как последовательные события, что может быть очень полезно для компаний, работающих по модели, основанной на проектах.

Кроме того, решения для электронных закупок, такие как iStock.Link, могут помочь завоевать доверие поставщиков, показывая, что ваш запрос предложений проводится формализовано и профессионально, и что вы принимаете меры для снижения риска утечки ценовых предложений и мошенничества.